Pflichtenheft und Lastenheft - Was ist das eigentlich?

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Pflichtenheft und Lastenheft - Was ist das eigentlich?

Zweieiige Zwillinge: Pflichtenheft und Lastenheft

Ein Grundproblem, insbesondere von IT Projekten ist meist die verbale Formulierung der Anforderungen an das Ergebnis.

Üblicherweise treffen sich Auftraggeber und Auftragnehmer auf einem üblichen Kommunikationsweg. Dabei formuliert meist der Auftraggeber seine Wünsche an das Projekt (z.B. Umsetzung eines JTL-Shop Template) und der Auftragnehmer formuliert dazu seinen Aufwand (z.B. Angebot).

Die Erhebung der Anforderungen ist für Shopbereiber meist eine nicht ganz einfache Aufgabe. Er kann bei diesem Schritt durch eine Briefing und Beratungsgespräche unterstützt werden. In der Praxis ist die Grenze zwischen Lastenheft und Pflichtenheft meist als fließender Übergang zwischen den beiden Dokumenten zu sehen.

Pflichtenhet & Lastenheft bei JTL-Shop Projekten

So einfach ist das - und doch so schwer.

Denn bei der Formulierung der Anforderungen befindet sich der Stolperstein. Hier kann zwischen den verbal oder auch schriftlich formulierten Wünschen und den daraus verstandenen Leistungen ein großer Unterschied bestehen.

Beispiel: Bestellung eines Neuwagens

Ein schönes Beispiel: Neuwagenkauf:

  • Der Kunde formuliert beim Autohändler seine Wünsche an das Auto, listet seine Extras auf und der Autohändler interpretiert aus allen Wünschen den Wunsch nach einem Kombi.
  • Er lässt das Auto bauen und liefert den Kombi aus.
  • Der Kunde hätte aber an eine Limousine gedacht und ist der Meinung, dass er das auch so formuliert hat

Ein schönes Bild vom Missverständnis bei der Kommunikation - beide Seiten waren sich sicher alles korrekt verstanden zu haben.

Wie kann so ein Fall verhindert werden?

Es gilt: Die richtigen Fragen stellen und die Ergebnisse schriftlich festhalten. Dabei sind Struktur und wiederkehrende Prozesse aus Sicht des Auftragnehmers sehr wichtig, denn der Auftraggeber hat meist weniger Erfahrung bei IT Projekten.

Das Lastenheft

Es ist die Sicht des Auftraggebers und enthält die schriftlich formulierten Anforderungen an das Projekt. Das ist auch schon der erste positive Effekt, der Ersteller ist gezwungen sich detaillierter mit seinen Wünschen auseinandersetzen und diese so zu formulieren, so dass diese ein Dritter verstehen kann.

Dabei sollte die Sprache ruhig aus Anwendersicht (hier: Shopbetreiber), einfach und ohne Fach-Vorwissen gewählt werden.

Eine zu empfehlende Struktur wäre:

  • Aktueller IST-Zustand: Worauf soll das Gesamtvorhaben aufsetzen und welche Voraussetzungen sind schon gegeben?
  • Gewünschter SOLL-Zustand: beschreibt somit die Zielsetzungen des Gesamtvorhabens. Was soll das Produkt nach Fertigstellung beinhalten?
  • Definition von Zuständigkeiten und Schnittstellen: Wer ist in dem Projekt für welche Bereiche zuständig und wo treffen diese Zuständigkeiten aufeinander?
  • Funktionalen Anforderungen: Was soll das Produkt funktional beherrschen (Wie zum Beispiel eine Benutzeranmeldung)?
  • Nicht-funktionale Anforderungen: zum Beispiel Zuverlässigkeit, Wartbarkeit, Benutzbarkeit und so weiter.

Das Pflichtenheft

Hier handelt es sich um die Sicht des Auftragnehmers, wie hat er die Anforderungen aus dem Lastenheft verstanden? Enthalten sind die konkreten Wege, die zum Ziel führen sollen, also konkrete Umsetzungsbestandteile.

Wie und womit sollen die Ziele aus dem Lastenheft erreicht werden?

Ein gutes Pflichtenheft enthält dabei die Ziele und auch die Nicht-Ziele. Also was soll das Template "können" und was soll es "nicht können" (z.B. Navigation soll von oben nach unten ausfahren - Sie soll nicht beim Scrollen mit der Maus oben fixiert werden).

Dadurch kann eine gute Abgrenzung zwischen gewünschten und unerwünschten Leistungen erreicht werden. Das hilft sehr gut bei der Abschätzung des Aufwands und auch bei der späteren Umsetzung und Freigabe durch den Auftraggeber.

Spätere Nachbesserungen und Korrekturen können im Idealfall großteils vermieden werden, und somit Aufwand und Geld.

Wann ist Lastenheft & Pflichtenheft sinnvoll?

Grundsätzlich immer, jedoch ist dies immer ein Frage des Aufwands. Das Pflichtenheft ist Teil der Leistung und muss vom Auftraggeber bezahlt werden. Dadurch sollte ein Pflichtenheft aus Budgetgründen erst ab einer bestimmten Projektgröße beauftragt werden.

Das Lastenheft jedoch kann eigentlich immer formuliert werden. Auch ein kurz gefasstes Lastenheft ist besser als eine einfache Anforderungsliste. Insbesondere wirkt der Effekt, dass man sich als Auftraggeber etwas tiefer mit seinem Projekt beschäftigen muss.

Zudem hat man nach der Formulierung ein gutes und einheitliches Dokument für die Einholung von verschiedenen Angeboten zur Hand.